武进区学校档案分类方案与档号编制规则

一、档案的分类原则

以学校全部档案为对象，依据学校教育教学和管理职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案类目设置和分类方法

（一）一级类目设置

根据武进区学校档案产生的领域范围，结合档案记述的内容性质，原则上设置七个大类，即管理类、设备仪器类、基本建设类、校办企业类、会计类、声像实物类、教师业务类。各校可根据具体情况适当增减大类，但分类号必须固定。

（二）档案分类方法

1．管理类档案按照“保管期限-年度”进行分类

2．设备仪器类档案按设备仪器台（套）进行分类。

3．基本建设档案按基建项目进行分类。

4．会计档案根据核算单位按照凭证、账簿、报告和其他等进行分类。

5．声像实物类档案可设置为照片、电子、实物等二级类目，在二级类目下按照“保管期限-年度”进行分类，实物档案较多的也可按照奖状、奖杯、奖牌、奖品、证书、锦旗、题词等设置三级类目。

6．教师业务类档案以单个教师为单位进行分类。

（三）分类号格式如下：

三、档号的编制及示例

档号参照中华人民共和国档案行业标准《档号编制规则》等规范结合学校分类方案进行编制，一个学校全部档案的档号编制组成一个有机统一的系统。档号由全宗号、年度号、分类号、卷号（或盒号）、件号等组成。

全宗号由武进区档案馆统一确定，无全宗号的在软件中可以“0000”标识。年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。

档号示例（以输入“STA”为例）：

管理类输入“文书档案”管理模块，档号为“全宗号-年度号-保管期限代号-盒号-件号”。

示例： 0000- 2013- 001 - 0001- 0001

全宗号 年度号 保管期限代号 盒号 件号

（二） 设备、基建档案输入“科技档案”管理模块，文件级档号为“全宗号-分类号-卷号-起页号”；

示例：0000- 4- 0001- 0001

　　　　　全宗号 分类号 卷号 起页号

案卷级档号为“全宗号-分类号-卷号”

示例：0000- 4- 0001

　　　　　 全宗号 分类号 卷号

（三）会计类输入“会计档案”管理模块，档号为“全宗号-年度号-分类号-卷号”。

示例：0000-2013-7.1.1-0001

　　　　　全宗号 年度号 分类号 卷号

（四）照片类输入“照片档案”管理模块，电子类输入“特殊载体”管理模块，档号为“全宗号-年度-分类号-卷号-件号”。

示例：　0000-2013-8.1-0001-0001

全宗号 年度号 分类号 卷号 件号

（五）实物类输入“特殊载体”管理模块，为“全宗号-年度-分类号-件号”。

示例：　0000- 2013-8.4-0001

全宗号 　 年度号 分类号 件号

（六）教师业务类输入“科技档案”案卷级管理模块，档号为“全宗号-分类号-卷号”。

示例： 0000- 9- 0001

全宗号 分类号 卷号

武进区各学校应结合本单位档案工作实际制定详细的档案分类方案。